Verplichte registratie telewerk vanaf april 2021
Op 24 maart 2021 heeft het overlegcomité beslist om strenger toe te zien op de naleving van het telewerk. Hiervoor zal er een verplichte registratie komen via het RSZ-portaal.
Maandelijkse aangifte via RSZ-website
Alle werkgevers zijn verplicht om vanaf april 2021 op maandelijkse basis aan de RSZ enkele gegevens inzake het telewerk in de onderneming aan te geven:
het totale aantal personen werkzaam bij de onderneming;
het totale aantal personen werkzaam bij de onderneming met een niet-telewerkbare functie.
Het gaat over een foto van uw onderneming op de eerste werkdag van de maand. Wijzigingen in de loop van de maand moet u niet aangeven. Deze aangifteplicht geldt momenteel van april tot juni 2021.
Er moet aangifte worden gedaan bij de RSZ op www.socialsecurity.be.
Tegen wanneer?
Deze aangifte heeft betrekking op de situatie zoals die zich voordoet op de eerste werkdag van de maand en moet worden ingediend via de RSZ-registratietool tegen uiterlijk de 6de kalenderdag van de maand. Concreet:
de situatie op de eerste werkdag van april 2021 dient aangegeven te zijn uiterlijk dinsdag 6 april 2021;
de situatie op de eerste werkdag van mei 2021 dient aangegeven te zijn uiterlijk donderdag 6 mei 2021.
de situatie op de eerste werkdag van juni 2021 dient aangegeven te zijn uiterlijk zondag 6 juni 2021.
Hoe de aangifte in te vullen?
Op de website van de RSZ wordt vermeld:
1. Duid aan of uw onderneming over één of meerdere vestigingseenheden beschikt. Bij meerdere vestigingseenheden identificeert u de vestigingseenheid aan de hand van het vestigingseenheidsnummer.
Met vestigingseenheid wordt bedoeld: een plaats (gekend met een adres) waarop of van waaruit een hoofd- of nevenactiviteit van de onderneming wordt uitgeoefend en die een eigen vestigingeenheidsnummer heeft (bv. exploitatiezetel, afdeling, atelier, fabriek, magazijn, bureau, winkel...)..
Elke vestigingseenheid is gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen met een eigen identificatienummer, het vestigingseenheidsnummer. Dit nummer is niet hetzelfde als ondernemingsnummer (KBO-nummer) van uw bedrijf. U kan het opzoeken in de Public Search van de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Ondernemingen met meer dan 20 vestigingseenheden kunnen de gevraagde gegevens indienen via de toepassing aan de hand van een gestructureerd excelbestand.
2. Vul het totaal aantal personen werkzaam bij de onderneming in:
Het gaat om een foto van uw onderneming op de eerste werkdag van de maand. Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden.
U vermeldt het totale aantal werknemers die de onderneming in dienst heeft. Voor flexi-werknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten. Langdurig zieken en personen in tijdskrediet worden ook meegeteld, evenals medewerkers met een ambulante functie (vb koeriers, inspecteurs,...).
Maakt uw onderneming op een structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid (bijvoorbeeld onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,...), dan voegt u het aantal, dat bij u actief is, toe aan het totaal.
Dit geldt ook indien er in uw onderneming personen op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (consultants, vennoten, ...). Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,...
3. Vul het aantal personen werkzaam bij uw onderneming met een niet-telewerkbare functie in.
Met niet-telewerkbare functie wordt elke functie bedoeld, die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg...
Het gaat om een foto van het aantal personen werkzaam in uw onderneming op de eerste werkdag van de maand. Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden. Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en dienen niet opgenomen te worden in het aantal niet-telewerkbare functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs,...).
Maakt uw onderneming op structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid, dan voegt u het aantal personen zonder telewerkbare functie, dat op de vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal.
Hetzelfde geldt voor de personen die op zelfstandige basis structureel aanwezig zijn.
Zowel voor de vermelding van het totaal aantal werkzame personen als voor het aantal niet-telewerkbare functies, kan een wijziging/rechtzetting nog gebeuren door opnieuw een aangifte te doen met het totaal aantal werkzame personen in de onderneming/vestiging op de eerste werkdag van de maand en het aantal niet-telewerkbare functies. De laatst doorgestuurde aangifte vervangt de voorafgaande aangiftes.
4. Vul de contactgegevens in waarop de overheid u kan bereiken voor verdere informatie.
5. Controleer het overzicht van de aangifte en dien uw aangifte in.
Bron: www.rsz.be